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A Secretaria-Geral da Presidência é a responsável pela preservação e disponibilização do Arquivo Histórico da Presidência do Governo.
É neste sentido, que em 2006, e através da publicação do Decreto Regulamentar Regional n.º 5/2006/A, de 16 de fevereiro, foi criado o Centro de Informação e Documentação, agora designado por Centro de Informação e Documentação da PGR (CID-PGR), órgão de apoio informativo e documental da Presidência do Governo Regional dos Açores, tendo como missão recolher, preservar, gerir e facultar toda a informação recebida e produzida pelos serviços da Presidência, assim como disponibilizar toda a informação de caráter técnico, científico e cultural necessária ao bom desempenho das suas funções.
Atualmente as competências do CID-PGR estão consignadas no artigo n.º 15 do Decreto Regulamentar Regional n.º 4/2023/A, de 14 de fevereiro, e consistem, entre outras, nas seguintes atribuições:
Garantir, preservar e conservar o património arquivístico da PGR;
Coordenar e dirigir a equipa de avaliação e seleção da documentação e informação da PGR;
Promover, implementar e avaliar as soluções tecnológicas aplicacionais necessárias ao regular funcionamento dos serviços da PGR, bem como à simplificação dos seus processos, em colaboração com o Centro de Ciências da Informação e Documentação do Governo Regional e do departamento do Governo Regional com competência na matéria;
Elaborar e atualizar a tabela de avaliação e seleção documental, em colaboração com o Centro de Ciências da Informação e Documentação do Governo Regional;
Estudar e propor a implementação de técnicas de simplificação, modernização e racionalização dos circuitos e procedimentos administrativos na PGR, em colaboração com o departamento do Governo Regional com competência na matéria;
Dar formação e prestar apoio técnico aos serviços que integram a PGR, no âmbito do sistema de gestão eletrónica de documentos da PGR;
Recolher, analisar, tratar e difundir a documentação e a informação técnica necessária à atividade da PGR;
Elaborar o regulamento do arquivo dos serviços da PGR;
Promover a gestão e organização do arquivo histórico da PGR e propor normas para a regulamentação da respetiva consulta e utilização;
Organizar e assegurar o funcionamento da biblioteca especializada, utilizando tecnologias da informação e comunicação;
Manter atualizado o inventário bibliográfico da PGR, com a utilização de meios informáticos;
Promover a constituição e a atualização do inventário e do cadastro documental e bibliográfico, com utilização de suporte tecnológico que permita a disponibilização de informação relevante no sítio do Governo Regional na Internet;
Prestar apoio, no âmbito das suas competências, a todos os serviços que integram a PGR;
O Arquivo da PGRA não se encontra aberto ao público.
O acesso à documentação é feito mediante pedido escrito e dirigido à Sra. Secretária-Geral, sendo que a consulta é realizada presencialmente nas instalações do Arquivo, após aprovação superior.
Horário
O Arquivo funciona de segunda a sexta feira das 9h00 às 12h30 e das 14h00 às 17h30.
