FAQ - Acesso a Documentos Administrativos
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Onde se encontra regulado o direito de acesso aos documentos administrativos?
Este direito encontra-se regulado na Lei de Acesso as Documentos Administrativos - LADA. Esta lei regula o direito a informação não procedimental, ou seja, informação que respeita ao acesso a documentos administrativos contidos em procedimentos já findos ou a arquivos ou registos administrativos. Este direito de acesso não afasta o regime de exercício do direito dos cidadãos a serem informados pela administração pública sobre o andamento dos processos em que sejam diretamente interessados e a conhecer as resoluções definitivas que sobre eles forem tomadas, que se rege pelo Código do Procedimento Administrativo.
Cfr. Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, alterada pelas Leis n.ºs 58/20 19, de 8 de agosto33/2020, de 12 de agosto, e 68/2021, de 26 de agosto, retificada pela Declaração de Retificação n.º 31/2021, de 20 de setembro.
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O que se entende por documento administrativo?
Entende-se por documento administrativo, qualquer conteúdo, ou parte desse conteúdo, que esteja na posse ou seja detida em nome dos órgãos e entidades, seja o suporte de informação sob forma escrita, visual, sonora, eletrónica ou outra forma material, neles se incluindo, designadamente, aqueles relativos a:
i) Procedimentos de emissão de atos e regulamentos administrativos;
ii) Procedimentos de contratação pública, incluindo os contratos celebrados;
iii) Gestão orçamental e financeira dos órgãos e entidades;
iv) Gestão de recursos humanos, nomeadamente os dos procedimentos de recrutamento, avaliação, exercício do poder disciplinar e quaisquer modificações das respetivas relações jurídicas.
Cfr. alínea a) do n.º 1 do artigo 3.º da LADA.
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O que se entende por documento nominativo?
Entende-se por documento nominativo, o documento que contenha dados pessoais, na aceção do regime jurídico de proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.
Cfr. alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º da LADA.
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Quem pode aceder a documentos administrativos?
Em regra, todas as pessoas, sem necessidade de enunciar qualquer interesse, têm direito de acesso aos documentos administrativos, o qual compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo.
Cfr. n.º 1 do artigo 5.º da LADA.
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O acesso aos documentos administrativos é feito sem qualquer tipo de restrições?
Não.
a) Os documentos que contenham informações cujo conhecimento seja avaliado como podendo pôr em risco interesses fundamentais do Estado ficam sujeitos a interdição de acesso ou a acesso sob autorização, durante o tempo estritamente necessário, através de classificação operada através do regime do segredo de Estado ou por outros regimes legais relativos à informação classificada;
b) Os documentos protegidos por direitos de autor ou direitos conexos, designadamente os que se encontrem na posse de museus, bibliotecas e arquivos, bem como os documentos que revelem segredo relativo à propriedade literária, artística, industrial ou científica, são acessíveis, sem prejuízo da aplicabilidade das restrições resultantes do Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos e do Código da Propriedade Industrial e demais legislação aplicável à proteção da propriedade intelectual;
c) O acesso aos documentos administrativos preparatórios de uma decisão ou constantes de processos não concluídos pode ser diferido até à tomada de decisão, ao arquivamento do processo ou ao decurso de um ano após a sua elaboração, consoante o evento que ocorra em primeiro lugar;
d) O acesso ao conteúdo de auditorias, inspeções, inquéritos, sindicâncias ou averiguações pode ser diferido até ao decurso do prazo para instauração de procedimento disciplinar.
Cfr. n.ºs 1, 2, 3 e 4 do artigo 6.º da LADA.
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Um terceiro tem direito de acesso a documentos nominativos?
Sim. Um terceiro pode ter acesso a documentos administrativo nominativo, desde que esteja munido de autorização escrita do titular dos dados que seja explícita e específica quanto à sua finalidade e quanto ao tipo de dados a que quer aceder, ou se demonstrar fundamentadamente ser titular de um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido suficientemente relevante, após ponderação, no quadro do princípio da proporcionalidade, de todos os direitos fundamentais em presença e do princípio da administração aberta, que justifique o acesso à informação.
Cfr. n.º 5 do artigo 6.º da LADA
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Um terceiro tem direito de acesso a documentos administrativos que contenham segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna de uma empresa?
Sim. Um terceiro tem direito de acesso a documentos administrativos que contenham segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna de uma empresa se estiver munido de autorização escrita desta ou demonstrar fundamentadamente ser titular de um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido suficientemente relevante após ponderação, no quadro do princípio da proporcionalidade, de todos os direitos fundamentais em presença e do princípio da administração aberta, que justifique o acesso à informação.
Cfr. n.º 6 do artigo 6.º da LADA.
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Os documentos administrativos podem ficar sujeitos a interdição de acesso ou a acesso sob autorização?
Sim. Sem prejuízo das demais restrições legalmente previstas, os documentos administrativos ficam sujeitos a interdição de acesso ou a acesso sob autorização, durante o tempo estritamente necessário à salvaguarda de outros interesses juridicamente relevantes, mediante decisão do órgão ou entidade competente, sempre que contenham informações cujo conhecimento seja suscetível de:
a) Afetar a eficácia da fiscalização ou supervisão, incluindo os planos, metodologias e estratégias de supervisão ou de fiscalização;
b) Colocar em causa a capacidade operacional ou a segurança das instalações ou do pessoal das Forças Armadas, dos serviços de informações da República Portuguesa, das forças e serviços de segurança e dos órgãos de polícia criminal, dos estabelecimentos de reinserção e serviços prisionais e dos centros educativos previstos na Lei n.º 166/99, de 14 de setembro, que aprova a Lei Tutelar Educativa, bem como a segurança das representações diplomáticas e consulares e das infraestruturas críticas; ou
c) Causar danos graves e dificilmente reversíveis a bens ou interesses patrimoniais de terceiros que sejam superiores aos bens e interesses protegidos pelo direito de acesso à informação administrativa.
Cfr. n.º 7 do artigo 6.º da LADA.
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O uso de informações que tenham sido fornecidas está sujeito a restrições?
Sim. Não é permitida a utilização ou reprodução de informações em violação de direitos de autor e direitos conexos ou de direitos de propriedade industrial. Os documentos nominativos comunicados a terceiros não podem ser utilizados ou reproduzidos de forma incompatível com a autorização concedida, com o fundamento do acesso, com a finalidade determinante da recolha ou com o instrumento de legalização, sob pena de responsabilidade por perdas e danos e responsabilidade criminal, nos termos legais.
Cfr. artigo 8.º da LADA.
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O acesso indevido a documentos administrativos tem consequências?
Sim. Quem, com intenção de aceder indevidamente a dados nominativos, declarar ou atestar falsamente perante órgão ou entidade ser titular de um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido que justifique o acesso à informação ou documentos pretendidos, é punido com pena de prisão até um ano ou com pena de multa, sendo a tentativa punível.
Cfr. artigo 36.º da LADA
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Nos termos da LADA, devem os órgãos ou entidades designar um responsável pelo cumprimento das disposições desta lei?
Sim. Os órgãos ou entidades devem designar um responsável pelo cumprimento das disposições da LADA, a quem compete, nomeadamente, organizar e promover as obrigações de divulgação ativa de informação a que está vinculado o órgão ou a entidade, acompanhar a tramitação dos pedidos de acesso e reutilização e estabelecer a articulação necessária ao exercício das competências da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos, CADA.
Cfr. artigo 9.º da LADA.
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Existe forma específica para solicitar o acesso aos documentos administrativos?
Sim. O acesso aos documentos administrativos deve ser solicitado por escrito, através de requerimento que contenha os elementos essenciais à identificação do requerente, designadamente o nome, dados de identificação pessoal ou coletiva, dados de contacto e assinatura. A entidade requerida pode aceitar também pedidos verbais, devendo fazê-lo nos casos em que a lei o determine expressamente.
Cfr. n.ºs 1 e 3 do artigo 12.º da LADA
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Através de que meios pode o requerente aceder aos documentos administrativos?
O acesso aos documentos administrativos exerce-se através dos seguintes meios, conforme opção do requerente:
a) Consulta gratuita, eletrónica ou efetuada presencialmente nos serviços que os detêm;
b) Reprodução por fotocópia ou por qualquer meio técnico, designadamente visual, sonoro ou eletrónico;
c) Certidão. No que concerne a encargos decorrentes da reprodução e emissão de documentos administrativos, vigora o Decreto Regulamentar Regional n.º 20/2001/A, de 19 de dezembro, retificado pela Declaração de Retificação n.º 21-J/2001, de 31 de dezembro, nas situações nele previstas.
Cfr. n.º 1 do artigo 13.º da LADA e Decreto Regulamentar Regional n.º 20/2001/A, de 19 de dezembro, retificado pela Declaração de Retificação n.º 21-J/2001, de 31 de dezembro.
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Como deve o órgão ou entidade dar resposta ao pedido de acesso aos documentos administrativos?
Os documentos são transmitidos em forma inteligível e em termos rigorosamente correspondentes aos do conteúdo do registo; quando houver risco de a reprodução causar dano ao documento, pode o requerente, a expensas suas e sob a direção do serviço detentor, promover a cópia manual ou a reprodução por outro meio que não prejudique a sua conservação.
Os documentos informatizados são enviados por qualquer meio de transmissão eletrónica de dados, sempre que tal for possível e desde que se trate de meio adequado à inteligibilidade e fiabilidade do seu conteúdo, e em termos rigorosamente correspondentes ao do conteúdo do registo, podendo a entidade requerida limitar-se a indicar a exata localização, na Internet, do documento requerido, salvo se o requerente demonstrar a impossibilidade de utilização dessa forma de acesso.
A entidade requerida não tem o dever de criar ou adaptar documentos para satisfazer o pedido, nem a obrigação de fornecer extratos de documentos, caso isso envolva um esforço desproporcionado que ultrapasse a simples manipulação dos mesmos.
Cfr. n.ºs 2 a 6 do artigo 13.º da LADA.
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Pode a entidade a quem foi dirigido o requerimento recusar o acesso aos documentos administrativos?
Sim. Caso em que deve comunicar por escrito as razões da recusa, total ou parcial, do acesso ao documento, bem como quais as garantias de recurso administrativo e contencioso de que dispõe o requerente contra essa decisão, nomeadamente a apresentação de queixa junto da CADA e a intimação judicial da entidade requerida.
Cfr. alínea c) do n.º 1 do artigo 15.º da LADA
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Como pode o requerente reagir em caso de falta de resposta, indeferimento, satisfação parcial do pedido ou outra decisão limitadora do acesso a documentos administrativos?
Nestas situações o requerente pode apresentar queixa junto da CADA, no prazo de 20 dias. A apresentação de queixa não prejudica a possibilidade de apresentação em juízo de petição de intimação para a prestação de informações, consulta de processos ou passagem de certidões. Também a decisão como a falta de decisão final fundamentada, proferida após a receção do relatório da CADA, podem ser impugnadas pelo interessado junto dos tribunais administrativos.
Cfr. artigo 16.º da LADA.